2026/04/14

あらためて「5W1H」を考える！？

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皆さんの会社でも、テキストベースのコミュニケーションツール（Skack、Chatwork、Microsoft Teams、LINE WORKS、Google Chat、メッセンジャーなど）を利用していると思います。

もちろん私も利用していますが、迅速な情報共有や意思疎通、時間や場所に囚われない柔軟な働き方が可能になったり、Eメールよりは簡単に連絡ができるようになった一方で、

「自分は正しく誤解のないように表現できているか？」
「見過ごしていることはないだろうか？」

とか、お恥ずかしながら不安になることもあります（汗）

対面での会話であれば、声のトーンや表情、間の取り方などから相手の意図を自然に補完することができるのですが、テキストコミュニケーションではそれらの情報がほとんど削ぎ落とされてしまうため、受け手の解釈に委ねられる部分が大きくなります。
その結果として、認識がズレたり、対応が遅れたり、等々、迷惑を掛けてしまうこともあるかもしれません（汗）

そんなことをある社長さんに話したら、

「北田さん！　テキストコミュニケーションだろうが、対面だろうが、『5W1H』ですよ！」

またまた、ドキッ！とさせられました。

ということで今一度、「5W1H」　について、ChatGPTに聞いてみました。

こうした問題を解決するために重要なのが、「5W1H」を意識したコミュニケーションです。

5W1Hとは、「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」という6つの要素を指します。
この基本的なフレームワークを押さえることで、情報の抜け漏れを防ぎ、相手にとって理解しやすいメッセージを作ることができます。

例えば、「この資料、早めに確認お願いします」という一文は、一見シンプルですが、多くの情報が不足しています。「早めとはいつなのか」「どの資料なのか」「誰が確認するのか」といった点が曖昧で、受け手は判断に迷ってしまいます。

これを5W1Hを意識して書き換えると、「明日15時までに、A案件の提案資料をSlackのプロジェクトチャンネルにあるファイルで確認してください。修正点があれば私にコメントをお願いします。クライアント提出前の最終確認のためです」となります。このように具体的に伝えることで、相手は迷うことなく行動に移ることができます。

5W1Hを意識することにはいくつかのメリットがあります。

まず、認識のズレを防ぐことができます。必要な情報が揃っているため、解釈の余地が少なくなり、意図通りに伝わりやすくなります。
また、「いつまでですか？」「どのファイルですか？」といった追加の確認が減るため、コミュニケーションの効率も向上します。さらに、分かりやすいメッセージは相手に安心感を与え、結果として信頼関係の構築にもつながります。

とはいえ、毎回すべての要素を完璧に盛り込む必要はありません。
まずは「期限（When）」「対象（What）」「担当（Who）」の3つを意識するだけでも、コミュニケーションの質は大きく改善されます。慣れてくれば自然と他の要素も取り入れられるようになり、より伝わる文章が書けるようになります。

テレワークの環境では、「何を伝えるか」と同じくらい「どう伝えるか」が重要です。

5W1Hはシンプルでありながら非常に実用的なフレームワークです。日々のやり取りに少し意識を加えるだけで、仕事のスピードや精度、そしてチーム全体の生産性にも良い影響を与えます。

これを機に、ぜひ自分のメッセージを見直してみてください。5W1Hを意識することで、あなたのコミュニケーションは一段とクリアで伝わりやすいものになるはずです。

あらためて「5W1H」を意識して仕事に臨みたいと思います。
私からの連絡に「？」と思ったときは、遠慮なくご指摘下さい。

桜の季節も終わり、一気に夏になりそうですが、それよりも早く前へ前へ進みましょう！